Email professionale con il tuo dominio: opzioni e costi

Un indirizzo come info@tuaattivita.it dice al cliente che dietro c’è un’attività vera, con un sito e un nome registrato. Averlo costa poco, e a volte è già compreso in quello che paghi per dominio e hosting. Qui trovi le tre strade possibili, i prezzi al momento in cui scriviamo e come si configura.

Perché un indirizzo Gmail convince meno

Un indirizzo gratuito come parrucchieretuonome@gmail.com funziona, però chiunque può crearne uno simile in due minuti. Chi riceve un preventivo da un indirizzo gratuito non ha modo di sapere se arriva davvero da te. Un indirizzo con il tuo dominio invece è legato a un nome intestato a te, che nessun altro può usare.

Ci sono anche vantaggi pratici. L’indirizzo ha lo stesso nome del sito, quindi lo ricordi e lo detti più facilmente, e sui biglietti da visita non sembra una soluzione provvisoria. Se un giorno cambi servizio di posta, l’indirizzo resta lo stesso, perché è legato al dominio.

Opzione 1: le caselle incluse con dominio o hosting

Molti fornitori italiani includono alcune caselle email con il dominio o con l’hosting. Al momento in cui scriviamo, per esempio:

• su Register.it ogni dominio registrato include 3 caselle email personalizzate
• su Aruba il pacchetto Dominio con email include 5 caselle da 1 GB, a 0,99 euro il primo anno e da 16,49 euro l’anno al rinnovo, IVA esclusa
• anche i piani hosting di Aruba includono caselle email personalizzate

È la strada più economica e a molte piccole attività basta. I limiti sono lo spazio, spesso ridotto (1 GB si riempie in fretta con gli allegati), e strumenti più semplici: la webmail, cioè la posta che leggi dal browser, e poco altro. Le caselle si possono comunque collegare all’app di posta del telefono.

Opzione 2: Google Workspace

È la versione per le aziende dei servizi Google: Gmail con il tuo dominio, più Calendar, Drive e Meet. Se usi già Gmail, l’interfaccia è quella che conosci.

Al momento in cui scriviamo il piano Business Starter costa 6,80 euro per utente al mese con impegno annuale, oppure 8,10 euro al mese con il piano flessibile, senza impegno annuale. Include 30 GB di spazio per utente e si può provare gratis per 14 giorni. I prezzi aggiornati sono sulla pagina ufficiale di Google Workspace.

Opzione 3: Microsoft 365

È l’equivalente di Microsoft: la posta si usa con Outlook e il tuo dominio, insieme a OneDrive per i file. Le app di Office da installare sul computer sono nei piani più alti. Per la sola posta il piano di partenza è Business Basic.

Al momento in cui scriviamo, sulla pagina ufficiale Business Basic costa 6,07 euro per utente al mese con pagamento annuale, oppure 7,28 euro con pagamento mensile, IVA esclusa. Esiste anche una versione senza Teams a 4,67 euro al mese con pagamento annuale. Include 1 TB di spazio cloud per utente.

Le tre opzioni a confronto

Google e Microsoft si pagano per utente, cioè per ogni persona con una casella propria. Se in negozio siete in tre e ognuno vuole la sua, il prezzo va moltiplicato per tre. Indirizzi come info@ o prenotazioni@ spesso si possono creare come alias, cioè nomi in più che finiscono nella stessa casella. Controlla nel piano che scegli quanti alias sono compresi.

Come si configura

La parte tecnica si fa una volta sola e chi ti segue il sito può occuparsene. Per sapere cosa succede, i passaggi sono questi:

1. Scegli il servizio e crei l’account con il tuo dominio.
2. Il servizio ti chiede di dimostrare che il dominio è tuo, con un codice da aggiungere nei DNS. I DNS sono le impostazioni del dominio che dicono a internet dove si trovano il sito e la posta.
3. Si aggiungono i record MX, che indicano a quale servizio deve arrivare la posta.
4. Si aggiungono SPF e DKIM, due impostazioni che dimostrano che le email partite dal tuo dominio sono davvero tue. Dal 1° febbraio 2024 Google chiede SPF o DKIM a chiunque invii email verso indirizzi Gmail, come spiega nelle sue linee guida per i mittenti. Senza questi record i tuoi messaggi rischiano di finire nello spam.
5. Conviene aggiungere anche un record DMARC, che dice ai server di posta cosa fare con i messaggi falsi che usano il tuo dominio.
6. Colleghi la casella al telefono e al computer, poi mandi e ricevi un paio di email di prova.

Se passi da un vecchio indirizzo Gmail, tienilo attivo: imposta l’inoltro verso la nuova casella per qualche mese e avvisa i clienti abituali del cambio.

Qualche consiglio pratico

• scegli nomi semplici da dettare: info@, prenotazioni@, oppure il tuo nome
• metti il nuovo indirizzo sul sito e sulla scheda Google (qui spieghiamo come apparire su Google Maps)
• usa una password lunga e attiva la verifica in due passaggi
• tieni l’account amministratore a nome tuo, con il tecnico come utente aggiunto

Da dove partire

• Controlla se il tuo dominio o il tuo hosting includono già delle caselle
• Conta quante persone hanno bisogno di un indirizzo proprio
• Scegli tra caselle incluse, Google Workspace e Microsoft 365
• Fai configurare MX, SPF, DKIM e DMARC
• Attiva l’inoltro dal vecchio indirizzo
• Aggiorna sito, biglietti da visita, scheda Google e profili social

Ogni sito che facciamo ha il dominio registrato a nome tuo, con dominio e hosting inclusi per il primo anno, quindi l’indirizzo email con il tuo nome lo puoi attivare con il servizio che preferisci. Se hai dubbi su quale scegliere, scrivici: ti rispondiamo su WhatsApp entro 24 ore lavorative.